تشریفات و گردهمایی ها - حوزه ریاست
وظایف و مسئولیت ها
تشریفات و گردهمایی:
امروز برقراری روابط دیپلماتیک کشور جمهوری اسلامی ایران بیش از هر زمانی نه تنها یک ضرورت بلکه یک ماموریت سیاسی است تا از این طریق گام بزرگی در جهت شناساندن فرهنگ و تمدن این مرز و بوم به سایر ملل برداشته شود و راه‌های تبادل ارتباطات سیاسی و اقتصادی و فرهنگی هموار گردد. به عبارت دیگر لازمه برقراری یک سلسله ارتباطات فی مابین کشور‌ها از بعد سیاسی اجتماعی و اقتصادی نیازمند چهارچوب‌های خاص خود می‌باشد که در شکل مراسم و آداب دیپلماتیک خلاصه میشود. برقراری روابط در قالب مراسم تابع یک سلسله تشریفات دیپلماتیک آداب و رسوم ویژه که با استفاده از سنن عرف و عادات و قواعد معینی در طی زمان شکل گرفته و به صورت یک رسم بین المللی درآمده است.
قواعد تشریفات دیپلماتیک متکی بر آداب شناخته شده بین المللی است که مفهوم رعایت حرمت و احترام متقابل دولت‌ها با یکدیگر می‌باشد. برای ایجاد روابط بین المللی و دیپلماتیک فی مابین کشور‌ها یکسری قوانین و مقررات و قواعد وجود دارد، به طور مثال دیدارهای مختلفی که سران و مقامات مسئول کشور‌ها برای ایجاد ارتباط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و یا برقراری روابط بیشتر دوستانه از کشور‌های یکدیگر به عمل می‌آورند، بایستی در چهارچوب مشخصی به وقوع بپیوندد؛ این دیدار‌ها درقالب سفرهای رسمی چه به قصد دیدار مقامات کشور از کشور دیگر و یا برعکسی دیدار مقامات عالی کشور‌ها از کشور ایران عزیز ما با مراسم مختلفی انجام می‌پذیرد. برای این دیدار‌ها از بدو ورود با مراسم استقبال از روسا و مسئولان گشور‌های دیگر شروع میشود و لازم است تا افرادی از کارکنان در سطوح مختلف به نحوی در معیت مقام مسافرت کننده و با به هنگام تشریف فرمایی مقامات سایر کشور‌ها به میهن ما در جمع مستقبلین و یا به هنگام مراسم مختلف از قبیل ضیافت‌ها و میهمانی‌ها و به هنگام قرارداد‌ها و توافقات بین المللی حضور داشته باشند بدون شک آن‌ها می‌باید با روند آداب و قواعد و تشریفات آشنایی داشته تا بتوانند وظایف خود را بخوبی انجام دهند.
البته تشریفات، هماهنگ با آداب و رسوم و زائیده شرایط زندگی هر مرز و بومی است. در دنیای امروز برقراری ارتباط سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و خانوادگی منوط به رعایت اصول و آیین تشریفات می‌باشد. تشریفات، نه تجمل گرایی و تجمل پرستی، بلکه به معنای نظم دهی و نظم بخشی در یک سازمان با پیروی از الگو‌های منسجم و منطبق با اصول اولیه ارتباطات اجتماعی و رعایت قوانین رفتاری خاص می‌باشد که توسط نمایندگان یک کشور و نظام‌های فرهنگی و سیاسی مورد توجه و قابل اجرا می‌باشد.
رعایت مهارت‌های رفتاری و اجتماعی در سطوح مختلف دیپلماتیک برای یک کشور در قرن بیست و یکم، یکی از واجبات ارتباطات نظام اجتماعی و فرهنگی هر کشور محسوب می‌گردد و در این راستا میزبان، فرهنگ رفتاری کشور خود را به مهمان ارائه می‌نماید. در محیط دانشگاهی هم این امر بسیار مشهود و یکی از ارکان معرفی کشور و دانشگاه و اساتید آن دانشگاه قلمداد می‌گردد.
وظایف تشریفات در دانشگاه به طور مشترک و عام، برعهده واحدهای روابط عمومی و روابط بین‌الملل می‌باشد، که بخشی از آن به شرح ذیل است:
- برنامه‌ریزی در زمینه دیدارهای رسمی مسئولان دانشگاه جهت اعزام به خارج از کشور.
- برنامه‌ریزی برای ملاقات‌ها و دیدارهای رسمی مدعوین خارجی با هیأت‌رئیسه و رئیس دانشگاه.
- هماهنگی و اقدام برای امور اجرایی در دیدارهای رسمی مدعوین خارجی با هیأت‌رئیسه و رئیس دانشگاه.
- ارائه خدمات تشریفات و دریافت ویزا و بلیط برای سفر هیئت‌های رسمی دانشگاه به خارج.
- ارائه خدمات تشریفات به هیئت‌ها و میهمانان خارجی دانشگاه که به میزبانی دانشگاه تهران وارد ایران می‌شوند.
- اجرای اقدامات لازم جهت اعزام تیم‌های دانشجویی برای شرکت در المپیادهای جهانی (علمی ورزشی).
- اجرا و پیگیری امور کنسولی عزیمت اعضای هیأت علمی و مأمورین دانشگاه تهران به خارج از کشور.
- رزرو هتل و هماهنگی لازم در زمینه برنامه‌های جانبی میهمانان خارجی دانشگاه.
- اجرا و هماهنگی اقدامات لازم برای امضای تفاهم‌نامه‌های داخلی و خارجی با رئیس دانشگاه.
- اجرای هماهنگی و اقدامات لازم برای ضیافت ناهار رئیس دانشگاه با میهمانان خارجی.
- پیگیری و هماهنگی برای پذیرایی و امور تشریفات میهمانان رسمی معاونت بین‌الملل دانشگاه.
- اجرای هماهنگی جهت دعوت از خبرنگاران و عکاسان جهت دیدارهای رسمی دانشگاه (داخلی خارجی).
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت حضور رئیس دانشگاه در سمینارها و کنگره‌های علمی دانشگاهی یا کشوری.
- انجام دادن امور تشریفات جهت حضور رئیس دانشگاه در برنامه‌های داخل و خارج از دانشگاه.
- برنامه‌ریزی و اجرای مراسم رسمی در دانشگاه.
- هماهنگی و برنامه‌ریزی برای اجرای مراسم دانشکده‌ها و پردیس‌ها (که رئیس دانشگاه مقتضی است در مراسم مذکور حضور داشته باشند).
- برنامه‌ریزی و اجرای ضیافت‌های ناهار یا شام به میزبانی رئیس دانشگاه.
- هماهنگی برای دریافت و توزیع هدایای رئیس دانشگاه به تقدیر شوندگان.
- برنامه‌ریزی و انجام دادن امور اجرایی و تشریفاتی سفرهای داخلی هیئت رئیسه و شورای دانشگاه.
- برنامه‌ریزی و پیگیری جهت آماده نمودن هدایای مختلف دانشگاهی برای اهدا به میهمانان داخلی و خارجی.
- تنظیم چکیده‌ای از گزارش دیدارهای رسمی رئیس دانشگاه با میهمانان خارجی جهت ارائه به معاونت بین‌الملل.
- پیگیری ارسال خبر و عکس از دیدارهای رسمی دانشگاه در سایت دانشگاه.
- شرکت در جلسات برنامه‌های مشترک علمی و فرهنگی دانشگاه با سایر نهادهای دولتی و...
- اجرای امور مربوط به تشریفات و هماهنگی همایش‌های علمی و فرهنگی دانشکده‌ها و پردیس‌ها که معاونت بین‌الملل تعیین می‌کند.
- پیگیری جهت دریافت هزینه سفرها و برنامه‌های داخلی دانشگاه و تنظیم اسناد مثبته برای ارسال به واحدهای مربوطه.
- همکاری در برگزاری کنگره‌های بین‌المللی در سطح دانشگاه
- همکاری در برنامه‌های فرهنگی مرتبط با دانشجویان و اساتید غیرایرانی.
گردهمایی‌ها در دانشگاه:
برگزاری همایش و سمینار‌های علمی تلاشی در راستای اغناء روحیه جستجوگری و کاوشگری جامعه علمی دانشگاهی برای کسب معلومات و اطلاع از یافته‌های جدید در عرصه علم و دانش است. علاوه بر آن، برگزاری همایش‌ها به تجمیع تجربیات، برقراری ارتباط مستقیم و رو در روی پژوهشگران و محققین و علم آموزان و ایجاد زمینه‌ای برای فعالیت‌های جمعی کمک شایانی می‌نماید.
یکی از فعالیت‌های مهم دانشگاه برگزاری همایش‌های بین المللی و داخلی می‌باشد که در این راهنما سعی شده است وظایف واحدهای مختلف زیر مجموعه همایش با جزئیات کامل بیان گردد تا راهنمای مناسبی برای برگزارکنندگان باشد.